Racławice, dnia 11.02.2016r.
Zamawiający:
Stowarzyszenie na Rzecz Dialogu Współpracy i Rozwoju – Racławice, Racławice 15, 32-222 Racławice
NIP 659 151 42 82,
REGON 120711290
tel. 41 38 44 016, 507 747 551, fax 41 38 44 043
email: stow.raclawice@wp.pl
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Stowarzyszenie na Rzecz Dialogu Współpracy i Rozwoju – Racławice zaprasza do składania ofert na przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej i handlowej podczas „Wyborów Chłopa Roku 2016”.
Będzie to impreza plenerowa, która odbędzie się w m. Janowiczki, na Błoniach Racławickich, w dniu 24 kwietnia 2016r.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Zorganizowanie obsługi gastronomicznej i handlowej dla:
a) punktów handlowych w zakresie „małej gastronomii” (dania gorące z grilla/rożna, fast food, gofry, lody, popcorn, wata cukrowa, napoje, napoje, itp). Punkty gastronomiczne powinny zapewniać sprawną przepustowość i być dostosowane do charakteru imprezy.
Organizator oczekuje podania proponowanej liczby punktów gastronomicznych i szczegółowego opisu proponowanych działań.
b) ogródków piwnych z ławami oraz parasolami i namiotami dla minimum 1000 miejsc siedzących.
Organizator oczekuje podania liczby dystrybutorów, miejsc do siedzenia i stołów.
c) zapewnienia namiotów zapewniających schronienie w przypadku złej pogody.
Uwaga ! Sprzedaż napojów, piwa oraz potraw wyłącznie w opakowaniach i naczyniach jednorazowych ! Organizacja gastronomii, szczególnie w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych powinna być zgodna z ustawą z dnia 20.03.2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
Uwaga! Oferent powinien posiadać własny agregat prądotwórczy !
2) Zapewnienia „Wesołego miasteczka” z jak największą liczbą atrakcji dla dzieci – w tym; karuzela, młot, dmuchane zamki i zjeżdżalnie, trampoliny, karuzele – co najmniej 5 różnych obiektów (urządzeń). Ponadto wymagane jest udostępnienie urządzenia „Byk rodeo” na potrzeby jednej z konkurencji podczas konkursu o tytuł Chłopa Roku”
Uwaga! „Wesołe miasteczko” powinno posiadać własny agregat prądotwórczy !
3) Zapewnienia stoisk z artykułami przemysłowymi, zabawkami, balonami itp.
4) Zapewnienia nieodpłatnie zamawiającemu 200 zestawów bloczków żywieniowych (piwo lub napój i danie obiadowe np. danie mięsne + ziemniaki (frytki) + zestaw surówek) na potrzeby organizacji imprezy.
2. Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia:
1) Wybrany przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania odrębnego zezwolenia na jednorazową sprzedaż i podawanie piwa oraz napojów alkoholowych o zawartości alkoholu do 4,5% w Urzędzie Gminy Rymanów.
2) Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów Wykonawca ustala samodzielnie, biorąc pod uwagę charakter oraz liczebność uczestników imprezy.
3) Wykonawca zapewnia we własnym zakresie okablowanie - kabel siłowy długości minimum 150 m - do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom bhp i warunkom 2 techniczno-elektrycznym), sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do prawidłowego funkcjonowania stoiska podczas trwania imprezy.
4) Do Wykonawcy należy utrzymanie stoisk i terenu przeznaczonego na działalność handlowogastronomiczną w stałym porządku. Ponadto wymagane jest ustawienie min., 10 koszy o pojemności 1100l oraz 20 o pojemności 240 l. Zasilanie wody we własnym zakresie.
5) Wykonawca w godzinach od 21.30-do ustalonej z organizatorem (max. do 1.00) ma zapewnić dyskotekę - prowadzący, zespół – do wyboru – w ofercie proszę przedstawić nazwę prowadzącego bądź zespołu. Podczas dyskoteki, w godzinach od 21.30 do 2.00 Wynajmujący będzie zobowiązany do opłaty 90 osobogodzin firmy ochroniarskiej wynajętej przez Zamawiającego – faktura wystawiona przez firmę ochroniarską wybraną w ramach zapytania i opłacona do dnia 31.03.2016r.
3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, jednak przy ofercie całościowej będzie zwiększona ocena oferty.
4. Warunki udziału w postępowaniu i sposób dokonania oceny spełnienia tych warunków:
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:
1) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania: Ocena spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego oświadczenia Wykonawcy.
2) Posiadania wiedzy i doświadczenia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej dwa zamówienia w zakresie przeprowadzenia obsługi imprez plenerowych. Ocena spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego wykazu wykonanych (wykonywanych) przez wykonawcę usług oraz przedłoży dowody dotyczące wskazanych usług, określające czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa powyżej są: - poświadczenie, - oświadczenie wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej.
3) Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Ocena spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego oświadczenia Wykonawcy
4) Sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia: Ocena spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego oświadczenia Wykonawcy.
5. Wykaz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków w postępowaniu:
1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
2. Wykaz wykonanych (wykonywanych) usług.
3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
6. Termin wykonania zamówienia:
Realizacja zamówienia będzie się odbywać w dniu: 24.04.2016r. w godz. 10 – 24 oraz w dniu 25.04.2016r. 0-01.30
7. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: a) Najwyższa cena jaką oferuje Wykonawca - 80 %
b) Zaproponowane menu - 10 %
c)Różnorodność oferty – 10 % - ilość i jakość wesołego miasteczka
Zamawiający przyzna zamówienie Wykonawcy, który spełniając warunki określone w zapytaniu ofertowym uzyska największą liczbę punktów (suma punktów uzyskanych ww. kryteriach). Maksymalna łączna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca wynosi – 100 pkt.
8. Opis sposobu obliczenia ceny:
1. Wykonawca sporządza wycenę w oparciu o własną, opartą na rachunku ekonomicznym, kalkulację ceny z uwzględnieniem informacji zawartych w zapytaniu ofertowym.
2. Zaproponowana przez Wykonawcę kwota brutto za wyłączność obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka zostanie wpłacona na wskazane w umowie konto do 31.03.2016r., na podstawie faktury wystawionej przez Zamawiającego.
3. Jeżeli w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen niższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
9. Opis sposobu przygotowania oferty oraz miejsce i termin ich składania:
1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na całość zamówienia.
2. Oferta wraz z załącznikami winna być sporządzona w j. polskim i musi mieć formę pisemną.
3. Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych przez Zamawiającego.
4. Ofertę stanowi prawidłowo wypełniony Formularz ofertowy wraz z załącznikami.
5. Formularz ofertowy należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1.
6. Oferta musi być podpisana przez osobę / osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Uprawnienie osoby / osób podpisujących ofertę, do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów załączonych do oferty.
7. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w zaklejonej kopercie z dopiskiem ,,Przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i Wesołego Miasteczka” na adres: Stowarzyszenie na Rzecz Dialogu Współpracy i Rozwoju – Racławice, sekretariat Urzędu Gminy w Racławicach, Racławice 15, 32-222 Racławice lub na adres email: stow.raclawice@wp.pl – skan oferty wraz z załącznikami
8. Termin składania ofert: do dnia 15 lutego 2016r., do godz. 09.00.
Liczy się data wpływu oferty do Zamawiającego.
10. Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowaniu:
1. Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający stosował będzie wyłącznie zasady i kryteria określone w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.
3. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty.
4. Miejsce i termin podpisania umowy, zostaną wskazane Wykonawcy, w odrębnym piśmie.
11. Uprawniony do kontaktów:
Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:
Małgorzata Sadowniczyk tel. 41 38 44 016, 507 747 551,
email: stow.raclawice@wp.pl
12. Informacje dodatkowe:
1. Zamówienie nie podlega procedurom określonym w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r., Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, ze zm.) na podstawie art. 4 pkt 8 tej ustawy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn.
Trwają negocjacje z gwiazdą wieczoru wśród następujących zespołów: Power Play, After Party , Piękni i Młodzi.
13. Załączniki:
1. Formularz ofertowy.
2. Oświadczenie o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu. 3. Wykaz wykonanych (wykonywanych) usług.
4. Inne wymagane załączniki
Zatwierdzam
Sylwia Majka
Sekretarz Stowarzyszenia
INFORMACJA
dotycząca rozstrzygnięcia zapytania ofertowego na obsługę gastronomiczno-handlową oraz wesołe miasteczko podczas
Wyborów Chłopa Roku 2016
W drodze wyboru najlepszej oferty wybrano:
Obsługa gastronomiczno – handlowa:
Przedsiębiorstwo Darko Agencja Reklamowa
ul. Dworcowa 146, 64-120 Krzemieniewo
Wesołe miasteczko:
Lunapark Patopark Norbert Okoczuk
ul. Narutowicza 4, Trzebinia
Kontakty do wybranych firm zostaną podane po 1 marca 2016r.
Stowarzyszenie
na Rzecz Dialogu Współpracy
i Rozwoju – Racławice