ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/ 2018 z dnia 04.09.2018r.



ZAMAWIAJĄCY
Nazwa i adres Zamawiającego :

Gmina Racławice

32-222 Racławice

NIP: 659-11-84-436

dla

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Racławicach

32-222 Racławice , Tel.413844016, e-mail: gopsraclawice@wp.pl

2.Tryb udzielenia zamówienia Zapytanie ofertowe o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.



II. Nazwa i opis przedmiotu zamówienia

Zamawiający zaprasza do złożenia oferty (załącznik nr1) na podstawie zapisu art.4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.”Prawo zamówień publicznych” (tj. Dz..U. z 2017r poz. 1579 z póź. zm.) oraz art. 48a ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej ( t.j. Dz.U. z 2017r., poz. 1769 ze zm.)

Przedmiot zamówienia: usługa schronienia dla osób bezdomnych (kobiet i mężczyzn), których ostatnim miejscem zameldowania na pobyt stały jest Gmina Racławice.

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług schronienia dla 2 osób bezdomnych ( 1 kobieta i 1 mężczyzna) w schronisku dla osób bezdomnych.

a) osobom bezdomnym, których ostatnim miejscem zameldowania na pobyt stały jest gmina Racławice (w oparciu o art.101ust.2 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( t.j. Dz.U. z 2017r., poz. 1769 ze zm.)

b) potrzebującym pomocy – schronienia ( z wyjątkiem nieletnich), których miejscem zameldowania jest gmina Racławice.

2. Każdorazowe umieszczenie osoby o której mowa w pkt. 1. odbywa się na podstawie skierowania do schroniska oraz indywidualnej decyzji administracyjnej o umieszczeniu w schronisku, wydanej przez Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Racławicach.

Decyzje zawierać będą : Imię i Nazwisko świadczeniobiorcy, rodzaj usług z ich szczegółowym zakresem i okres usługi .

  • W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się podjęcie świadczenia usług w oparciu o dane przekazane faksem i telefonicznie lub e-mailem. Takie zlecenie usług zastaje potwierdzone kopią decyzji administracyjnej w ciągu 7 dni.

3. Podmiot składający ofertę zobowiązany jest do zapewnienia osobom , o których mowa w pkt.1 , następującego zakresu usług :

a) prowadzenia pracy socjalnej, w tym motywowania osób bezdomnych do podjęcia zatrudnienia oraz podjęcia terapii odwykowej i samopomocy (w przypadku gdy dana osoba wymaga takiej pomocy)

b) zapewnienia bezdomnym posiłków, w tym 1 posiłku gorącego,

c) zapewnienia ubrania stosownego do pory roku i możliwości wyprania odzieży ,

d) zapewnienia środków higieny osobistej oraz środków opatrunkowych i leków,

e) zapewnienia mieszkańcom schroniska miejsca do spania oraz dostępu do WC i łazienki,

f) zapewnienia pomocy w załatwianiu spraw urzędowych ukierunkowanych na wzmocnienie aktywności społecznej i uzyskanie samodzielności życiowej,

g) współpracy z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Racławicach w zakresie realizacji indywidualnych programów wychodzenia z bezdomności i zawartych kontraktów socjalnych ,

h) informowania zamawiającego o wydaleniu z placówki z podaniem przyczyny w terminie 4 dni od dnia zdarzenia.

4. Liczba osób wymagających schronienia - ze względu na specyfikację przedmiotu zamówienia, zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia zakresu przedmiotu zamówienia poprzez skierowanie innych osób nie więcej niż 2 w ciągu roku.

5. Rozliczenie usług przez Wykonawcę następować będzie co miesiąc w terminie do 7 dnia następnego miesiąca z wyłączeniem miesiąca XII, za który rozliczenie następować będzie do 24 grudnia.

5.1. Zapłata za wykonanie usługi będzie regulowana miesięcznie po wykonaniu usługi w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury do GOPS.

a) podstawą rozliczenia będzie złożenie przez Wykonawcę faktury z załączonym imiennym wykazem osób objętych schronieniem w danym miesiącu i ilości dni udzielonego schronienia

b) Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie informować Zamawiającego o każdej zmianie sytuacji życiowej i zdrowotnej osoby korzystającej ze schronienia.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości świadczonych usług oraz zgodności ich wykonywania z umową i wymaganiami zawartymi w niniejszym zapytaniu.

7.Termin realizacji zamówienia: od daty podpisania umowy– jednakże nie później niż od 01 października 2018 r do 31.12.2020r.

8. Opis wymagań stawianych Wykonawcy:

8.1.Wymagania niezbędne : w zapytaniu ofertowym mogą brać udział podmioty, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności w zakresie pomocy osobom bezdomnym i wpisane są do rejestru placówek udzielających tymczasowego schronienia prowadzonego przez wojewodę. Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie, stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego .

8.2.Wymagania dotyczące lokalu schroniska: Wykonawca winien posiadać warunki lokalowe do schronienia osobom tego pozbawionym , które spełniają wymagania sanitarno-epidemiologiczne i przeciwpożarowe. W lokalu musi znajdować się WC oraz łazienka wyposażona zarówno w umywalki jak i natryski.



9 .Opis sposobu przygotowania oferty



9.1. Oferta ma być przygotowana na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia .

9.2.Dopuszcza się składania ofert częściowych.

9.3.Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności, sporządzona w języku polskim.

9.4.Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy.

9.5.Zamawiający zaleca, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji. Jeżeli osoba podpisująca ofertę, działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.

9.6.Zaleca się, aby każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była ponumerowana kolejnymi numerami i podpisana oraz ostemplowana pieczęcią imienną lub firmową przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy. Składane w ofercie dokumenty, które nie są oryginałami winny być potwierdzone przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem na każdej stronie nie będącej oryginałem.

9.7.Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane lub podpisane przez osobę podpisującą ofertę w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby sporządzającej parafkę).



10. Warunki i zakres realizacji :

  1. Miejscem realizacji zamówienia jest miejsce udzielenia schronienia .
  2. Stawkę dobową należy podać w „Formularzu ofertowym” (załącznik nr1)
  3. Wykonawca określi stawkę brutto za wykonanie przedmiotowego zadania.
  4. Dopuszcza się składania ofert częściowych.

10.1. Pozostałe warunki realizacji zadania określone zostały w projekcie umowy ( zał. nr 3)

III Kryteria wyboru oferty:

a) najniższa cena za dzień usługi zaoferowana przez oferenta ,

1.Sposób przygotowania oferty : a) wypełniony formularz ofertowy wg złącznika nr 1 – wzór oferty

b) podpisane przez wykonawcę oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu- załącznik nr 2,

2.Wymagane dokumenty :

a) aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego lub inny właściwy dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu,
b) w przypadku fundacji i stowarzyszeń – aktualny, zgodny ze stanem faktycznym wypis z Krajowego Rejestru Sądowego
c) w przypadku pozostałych podmiotów- inny dokument właściwy dla podmiotu, profilem działalności;

d) dla podmiotów działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego oraz do innych kościołów i związków wyznaniowych, obowiązkowym dokumentem jest kopia dekretu o mianowaniu księdza na proboszcza parafii, pełnomocnictwo lub upoważnienie zarządu głównego wydane dla osób go reprezentujących z oddziałów terenowych nieposiadających osobowości prawnej,

e) inne, jeżeli wymagane np. dokumenty upoważniające daną osobę lub osoby do reprezentowania podmiotu – dot. podmiotów, które w dokumencie stanowiącym  o podstawie działalności nie posiadają informacji o osobach upoważnionych do reprezentowania podmiotów, oświadczenia właściwego organu, zarządu głównego lub innego organu wykonawczego, wyrażające :

- upoważnienie na składanie oferty na realizację określonego zadania publicznego,

- zgodę na zawarcie w imieniu podmiotu składającego ofertę porozumienia z Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Racławicach.

- upoważnienie do dysponowania uzyskanymi funduszami i dokonywania rozliczeń w tym zakresie,

f) potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia statutu.

3. Miejsce i termin złożenia ofert

Oferty można składać w następujący sposób :
a) droga elektroniczną na adres e-mail: gopsraclawice@wp.pl lub
drogą pocztową na adres: Gminy Ośrodek Pomocy Społecznej w Racławicach, 32-222 Racławice 15, z dopiskiem na kopercie „ Oferta na usługę schronienia dla osób bezdomnych (kobiet i mężczyzn), których ostatnim miejscem zameldowania na pobyt stały jest Gmina Racławice.

Oferty należy składać do 20 wrzesnia 2018 r. do godziny 13.00

Aplikacje, które wpłyną po w/w terminie nie będą rozpatrywane.

Z wybranym Wykonawcą Zamawiający skontaktuje się telefonicznie.

4.Osoba do kontaktu w przedmiotowej sprawie:
Edyta Grela, tel. 413844016

Zamawiający może w każdym czasie podjąć decyzję o zakończeniu postępowania bez wyboru wykonawcy lub o unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny.





Załączniki :

1. Formularz ofertowy

2.Oświadczenie o spełnianiu warunków

3.Projekt umowy

Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej

w Racławicach

Edyta Grela





Racławice , dnia. …............



Załącznik Nr 1 do Zaproszenia do składania ofert Nr 2/2018 z dnia 04.09.2018r.



Nazwa Wykonawcy ……………………………………………………………………………………………….






…………………………………………………………………Siedziba, adres Wykonawcy






………………………………………………………………………………………Tel./fax






……………………………………………………………………………………….E-mail






FORMULARZ OFERTOWY

W odpowiedzi na zaproszenie do złożenia oferty na zadanie pn. :

Usługa schronienia dla osób bezdomnych (kobiet i mężczyzn), których ostatnim miejscem zameldowania na pobyt stały jest Gmina Racławice.

Oferuję wykonanie usługi będącej przedmiotem , zgodnie z wymogami opisu zamówienia

I. Dla osób o których mowa w pkt.1, następującej treści :

1. Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę netto ............................................. zł, za 1 dobę.

Obowiązujący podatek

VAT .... % ........................................................................ zł.

Cena brutto ....................................................................... zł. ( za 1 dobę )

Słownie : ........................................................................... zł.


1. Oświadczam/y, że oferowana cena zawiera wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 2. Oświadczam/y, że zapoznałem/liśmy się z treścią zapytania ofertowego i nie wnoszę/wnosimy do nich zastrzeżeń i zobowiązuję się , w przypadku przyjęcia mojej propozycji, do zawarcia umowy na ww. warunkach. 3. Zobowiązuję się wykonać przedmiot zamówienia w terminie od daty zawarcia umowy do dnia.31.12.2020r. 4.Nie będę zgłaszać żadnych roszczeń wobec Zamawiającego w przypadku unieważnienia niniejszego postępowania lub zamknięcia go bez dokonania wyboru oferty.


…........................................ …............................................................................
miejscowość i data podpis osoby/osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy



























Załącznik Nr 2 do Zaproszenia do składania ofert Nr 2/2018 z dnia 04.09.2018r.

OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

………………………………………………………………………….Nazwa Wykonawcy


…………………………………………………………………Siedziba, adres Wykonawcy


………………………………………………………………………………………Tel./fax


……………………………………………………………………………………….E-mail


Przystępując do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na zamówienie pn.: „Usługa schronienia dla osób bezdomnych (kobiet i mężczyzn), których ostatnim miejscem zameldowania na pobyt stały jest Gmina Racławice.

Oświadczam/y, że Wykonawca spełnia warunki dotyczące:

  • posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności związanej z przedmiotem zapytania ofertowego, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
  • bycia podmiotem posiadającym cele statutowe obejmujące prowadzenie działalności w zakresie pomocy osobom bezdomnym,
  • bycia podmiotem wpisanym do rejestru placówek udzielających tymczasowego schronienia prowadzonego przez wojewodę,
  • posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi;
  • dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym, niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia;
  • dysponowania odpowiednimi osobami, zdolnymi do prawidłowej realizacji zamówienia;
  • pozostawania w sytuacji ekonomicznej i finansowej, pozwalającej na prawidłowe wykonanie zamówienia,
  • spełnienia warunków określonych w opisie przedmiotu zamówienia.

Wykonawca spełnia wymogi zgodne z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 kwietnia 2017 r. w sprawie standardów noclegowni, schronisk dla osób bezdomnych i ogrzewali (Dz.U. z 2017 r. poz.953)

…................................................................ ….............................................

podpis osoby/osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy miejscowość i data

Załącznik Nr 3 do Zaproszenia do składania ofert Nr 2/2018 z dnia 04.09.2018r.

`W Z Ó R     U   M   O   W  Y



Zawarta w dniu , …………….. -2018 r. , pomiędzy :

Gminą Racławice NIP 659-11-84-436 w imieniu której działa Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Racławicach, 32-222 Racławice, zwanym dalej Zamawiającym , reprezentowany przez :

Kierownik OPS – Edyta Grela

a

.......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

zwanym dalej Wykonawcą , reprezentowanym przez :

....................................................................................................................................................

§ 1

Niniejszą umowę zawarto bez stosowania przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. - Dz. U. Z 2017 r. poz. 1579) na podst. art. 4 pkt. 8 cytowanej ustawy.

§2

Przedmiotem zawartej umowy jest świadczenie przez wykonawcę usług w postaci schroniska dla osób bezdomnych, noclegowni i ogrzewalni na rzecz osób bezdomnych , zapewnienie im niezbędnych warunków socjalnych oraz prowadzenie pracy socjalnej.

§ 3

Wykonawca zapewnia miejsce dla osób bezdomnych w postaci usług określonych w § 1, dla osób skierowanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Racławicach.

§ 4

Strony ustalają następujące zasady odpłatności za pobyt w schronisku:

1. W przypadku osoby nie posiadającej dochodu, oraz osoby posiadającej dochód nie przekraczający kryterium dochodowego określonego w ustawie o pomocy społecznej, koszty pobytu w całości pokrywa Ośrodek Pomocy Społecznej w Racławicach.

2. W przypadku osoby posiadającej dochód przekraczający kryterium dochodowe określone w ustawie o pomocy społecznej, będą one wnosić miesięczną opłatę w wysokości i na zasadach określonych Uchwałą Rady Gminy w sprawie ustalenia szczegółowych zasad ponoszenia odpłatności za pobyt w ośrodkach wsparcia mieszkańców Gminy Racławice, a pozostałą część opłaty za usługi określone w § 2 pokryje GOPS w Racławicach. 3. Odpłatność i jej wysokość bądź brak odpłatności osób bezdomnych za usługi określone w § 1 , określa indywidualna decyzja administracyjna OPS.

§ 5

1. Strony zgodnie ustalają wysokość kosztów dobowego pobytu osoby bezdomnej

następująco :

a) ogólny koszt stałych wydatków rzeczowych i osobowych łącznie z całodziennym wyżywieniem na 1 dzień wynosi …................................, brutto , słownie ( ................) ……………….. netto, słownie: (………………)

2.Zamawiający zobowiązuje się do pokrywania kosztów pobytu osób skierowanych wyłącznie na czas rzeczywistego przebywania w placówce. Okres rozliczeniowy obejmuje 1 miesiąc kalendarzowy. W przypadku gdy pobyt w ośrodku wsparcia nie obejmuje pełnego miesiąca kalendarzowego odpłatność oblicza się proporcjonalnie za każdy dzień pobytu dzieląc kwotę odpłatności przez liczbę dni w danym miesiącu i mnożąc przez liczbę dni pobytu.

3. Podstawą rozliczenia finansowego będzie faktura wraz z załączonym zestawieniem imiennym obejmującym ilość osób skierowanych, ilość dni pobytu, kwotę wniesioną przez osobę bezdomną ( zgodną z decyzją OPS) oraz kwotę do zapłaty przez GOPS w Racławicach. Fakturę wraz z rozliczeniem za miesiąc poprzedni należy przedłożyć do 7 dnia następnego miesiąca.

4. Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania na konto wykonawcy należnej kwoty za miesiąc poprzedni w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury.

5. Zapłata wynagrodzenia Wykonawcy będzie dokonywana w walucie polskiej.

§ 6

Zamawiający zastrzega sobie prawo do bieżącego sprawowania nadzoru na realizacją niniejszej umowy przez upoważnionego do tego pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Racławicach , a w szczególności do : kontroli j kontroli warunków socjalno – bytowych osób bezdomnych , merytorycznej kontroli prowadzonej pracy socjalnej z bezdomnymi .

§ 7

Wykonawca zobowiązuje się do :

1) Prowadzenia pracy socjalnej, w tym motywowania osób bezdomnych do podjęcia zatrudnienia oraz podjęcia terapii odwykowej i samopomocy ,

2) zapewnienia bezdomnym posiłków, w tym 1 posiłku gorącego w miejscu do tego przeznaczonym ,

3) zapewnienia ubrania stosownego do pory roku i możliwości wyprania brudnej odzieży ,

4) zapewnienia środków higieny osobistej oraz środków opatrunkowych i leków,

5) zapewnienia mieszkańcom schroniska miejsca do spania oraz dostępu do WC i łazienki,

6) zapewnienia pomocy w załatwianiu spraw urzędowych ukierunkowanych na wzmocnienie aktywności społecznej i uzyskanie samodzielności życiowej,

7) współpracy z Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Racławicach zakresie realizacji indywidualnych programów wychodzenia z bezdomności i zawartych kontraktów socjalnych ,

8) informowania zamawiającego o wydaleniu z placówki z podaniem przyczyny w terminie 4 dni od dnia zdarzenia.

§ 8

1) Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania tj. od dnia … . . . . . . . . . do dnia 31.12.2020r.

2) Umowę można rozwiązać za 1 miesięcznym okresem wypowiedzenia lub bez okresu wypowiedzenia za porozumieniem stron.

§ 9

1. Wykonawca nie może bez uprzedniej zgody Zamawiającego odstąpić od wykonania zamówienia, jak również zmienić jego zakres.

2. W przypadku gdy Wykonawca w czasie obowiązywania niniejszej umowy przestanie świadczyć usługi w niej określone ta zamawiający będzie uprawniony do naliczania kar umownych w wysokości 0,1 % kwoty, o której mowa w § 5 niniejszej umowy za każdy dzień przerwy świadczeniu usług.

3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn zależnych od Wykonawcy Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia umownego określonego w § 5 niniejszej umowy, pomniejszonego o kwotę wypłaconego wynagrodzenia za zrealizowana część zamówienia.

4. Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar umownych.

§ 10

W przypadku stwierdzenia, iż Wykonawca narusza postanowienia niniejszej umowy, a w szczególności nienależycie wykonuje usługi, o których mowa w § 6 niniejszej umowy, Zamawiający może rozwiązać niezwłocznie niniejsza umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia i z prawem naliczania kar umownych za odstąpienie od umowy , w skazanych w § 9 ust. 3 umowy.

§ 11

1) Wszystkie zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu.

2) W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową maja zastosowanie odpowiednie przepisy powszechnie obowiązujące , w tym Kodeks Cywilny.

3) Wszelkie spory podlegają rozpatrzeniu przez sad właściwy dla siedziby Zamawiającego.

  1. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.


…............................................. ….............................................
Zamawiający Wykonawca